你好,游客 登录 注册 搜索

EXCEL电子表格中四个常用函数的用法

日期:2009-02-15
现在介绍四个常用函数的用法:COUNT(用于计算单元格区域中数字值的个数)、COUNTA(用于计算单元格区域中非空白单元格的个数)、COUNTBLANK(用于计算单元格区域中空白单元格的个数)、COUNTIF(用于计算符合一定条件的COUNTBLANK单元格个数)。

  结合例子将具体介绍:如何利用函数COUNTA统计本班应考人数(总人数)、利用函数COUNT统计实际参加考试人数、利用函数COUNTBLANK统计各科缺考人数、利用函数COUNTIF统计各科各分数段的人数。首先,在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些单元格,见图1。
  一、 利用函数COUNTA统计本班的应考人数(总人数)
  因为函数COUNTA可以计算出非空单元格的个数,所以我们在利用此函数时,选取本班学生名字所在单元格区域(B3~B12)作为统计对象,就可计算出本班的应考人数(总人数)。

  1.选取存放本班总人数的单元格,此单元格是一个经过合并后的大单元格(C18~G18);
  2.选取函数;单击菜单“插入/函数”或工具栏中的函数按钮f*,打开“粘贴函数”对话框,在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”,然后在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNTA”,按“确定”按钮退出“粘贴函数”对话框。
  3.选取需要统计的单元格区域;在打开的“函数向导”对话框中,选取需要计算的单元格区域B3~B13,按下回车键以确认选取;“函数向导”对话框图再次出现在屏幕上,按下“确定”按钮,就可以看到计算出来本班的应考人数(总人数)了。
  二、利用COUNT、COUNTBLANK和COUNTIF函数分别统计各科参加考试的人数、统计各科缺考人数、统计各科各分数段的人数
  我们在输入成绩时,一般情况下,缺考的人相应的科目的单元格为空就可以了,是0分的都输入0。
  (一)统计语文科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。
  1.用函数COUNT统计语文科的参加考试人数。单击存放参加语文科考试人数的单元格C19,然后按照前面的操作步骤,首先在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”,在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNT”;其次按照上面“一、3”选取单元格区域的操作方法,选取需要统计的单元格区域(C3~C12),然后回车确认,单击“函数向导”对话框“确定”按钮,就可以看到计算出来的结果

。2.用函数COUNTBLANK统计语文科的缺考人数。单击存放语文科缺考人数的单元格C20,然后按照上面的操作方法,在“统计”类别中选取函数COUNTBLANK,并进行需要统计单元格区域(C3~C12)的选取,直到得出结果。

  3.用函数COUNTIF分别统计出语文科各分数段的人数。
  (1) 统计90分(包括90分)以上的人数(表中为“90分以上”):单击存放此统计人数的单元格C21,然后选取函数,即选取“统计”类别中的函数“COUNTIF”,然后单击“函数向导”对话框中的“Ragane”右侧的按钮,以选取统计单元格的区域(C3~C12)后,回到“函数向导”对话框中,再输入统计的条件:“$#@62;=90”,如图2。单击“确定”按钮,就可以计算出结果了。
  (2) 统计大于或等于80分而小于90分的人数(表中为“80~89分”):双击单元格C21进入编辑状态,可以看到统计90分以上的分数段的人数的公式如图3所示是:=COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″),
  要统计本分数段人数,我们只要双击C22,在其中输入计算公式:
  =COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=90″)
  回车后,即可计算出此分数段的人数。
  (3)用同样方法,只要在C23、C24、C25三个单元格中,分别输入公式(可以通过复制粘贴后,修改数字快速完成):
  =COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=80″)
  =COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=60″)-COUNTIF(C3:C12,″$#@62;=70″)
  =COUNTIF(C3:C12,″$#@60;60″)
  输入完毕后,注意一定要以回车确定,即可分别统计出“大于或等于70分而小于80分”(表中为“70~79分”)、“大于或等于60分而小于70分”(表中为“60~69分”)、“小于60分”(表中为“不及格”),这三个分数段的各自的人数。

  (二)统计其余各科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。
  如前一期所述,用复制公式的方法,可以快速计算出其余各科的有关数据。以上已经计算出语文科的应考人数、缺考人数及各分数段的人数,选取范围(C19~C25),把鼠标指向刚才选取的单元格区域的右下方(即填充句柄),待光标变为小黑十字时,按下鼠标左键,并向右拖动,至G25松开鼠标,各科要统计的结果都出来了。

前两期对班级成绩,分别作了总分、平均分、最高分、最低分、应考人数、缺考人数、分数段等数据统计,这些数据可以用来衡量这个班的成绩的情况。这一期,将首先介绍用函数“RANK”以最快的速度把本班的名次排出来,作为衡量学生个人在本班的学习情况;另外再介绍用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别统计出各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”,以此衡量各科试题的质量(如试题的难易程度、离散程度等)情况。

  一、用函数“RANK”对总分排名次

  (一)单元格区域的命名
  先打开上期制作的表格(如图1), 如果用“总分”来排名次,首先选取所有“总分”数据的单元格区域(H3~H12), 然后单击菜单中的“插入/名称/定义”,在弹出的“定义名称”对话框中,在“当前工作簿的名称”中输入或修改名称为“总分”;在“引用位置”栏中显示的就是刚才选取的单元格区域(H3~H12),当然也可以通过单击其右侧的按钮重新选取单元格区域。如果只定义一个名称,则可按“确定”按钮退出;如果还要添加其它区域名称,可单击“添加”按钮,待命名完毕后,再按“确定”按钮结束单元格区域的命名。 在此我们可以比较一下前两期用“选取”和现在用“命名”区域的不同方法及用途:利用“选取”确定区域,预选区域不是固定的,如果需要相对固定的区域,可以利用“命名”,则以后的操作会比较简便,如果对某个区域一旦命名,利用函数的时候,就可以按以下的方法确定单元格的区域,无须再去选取区域了。

  (二)选取函数确定排名
  1.在图1的“平均分”右边的单元格(J2)中输入“名次”。
  2.单击选取单元格J3,再选择“统计”类的“RANK”函数,则在弹出的“粘贴函数”对话框中,一切设置如图2(图中的“H3”是存放第一个学生总分的单元格,“总分”则是刚才命名的单元格区域名称。此时不能在“粘贴函数”对话框中,单击图2中“Ref”右边的按钮去选取单元格区域,否则后面利用复制方法统计其余各人的名次时,单元格的区域会发生变化;利用命名的单元格区域,复制时其区域不会发生变化;如果只看其中一个人的名次,则可以利用“选取”的方法),单击“确定”按钮,即可得出第一个学生的成绩排名。然后选取单元格J3,拖动其填充句柄至最后一名学生,马上得出全班的成绩排名。而且名次是可以动态变化的,如果某人的某科成绩发生变化,所有排名也会随数据的变化而变化。如果想把名次按从低到高的顺序进行排列,只要先选取范围(J3~J12),然后利用菜单中的“数据/排序”命令,对“名次”进行“递增”排序即可。

二、用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别计算各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”

  “中位数”、“众数”、“标准差”是三个“统计类”的函数,也是统计学中三个十分常用的概念,它是分析数据的分布、离散程度等标志的重要依据,下面通过对学生成绩的分布情况,分析每科试题的有关情况。

  1.计算“语文”的“中位数”
  先选取存放数据的单元格C26,然后在“统计”类函数中选取函数“MEDIAN”,在弹出的“粘贴函数”对话框中,单击“Nuber1”右边的按钮,选取需计算的单元格区域(C3~C12),然后单击“粘贴函数”对话框中的“确定”按钮,就可计算出语文科的中位数(在选取的数据中,中位数是它们的平均数)。
  2.计算“语文”的“众数”、“标准差”
  利用“MODE”、“STDEVP”两个函数,按照上述的方法,即可计算出“语文”的“众数”、“标准差”。
  3.计算其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”
  按照前两期介绍的复制方法,相信各位可以熟练地操作,计算出其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”了,最后结果如图3。

  三、数据分析

  学会使用Excel中的一些常用函数,是为了使我们的工作更科学、更迅速、更轻松。那么上述对成绩统计出来的数据,如何体现为教学服务呢?下面简单介绍一下Excel中“图表”的应用,以便我们对各科的试题进行分析:
  在Excel中“图表”是反映表格数据的直观表现,通过图表可以非常迅速直观地对数据产生总体上的认识,这正是统计学中,最常用的对数据分布的表现方式。

  (一)使用“图表向导”建立“语文”分数的分布图表
  1. 选取图表类型:可以先选取表格中某个空白的单元格,单击菜单中的“插入图表”,在弹出的“图表向导-步骤1”对话框中,选择一种图表类型和子图表类型,如我们选择“折线图”。单击“确定”按钮后,进入“图表向导-步骤2”。
  2.选择图表源数据:在弹出的步骤2对话框中,单击数据区域右侧的按钮,对话框消失,按前面介绍过的方法选取数据区域(b21~c25),回车确定选取后,单击“下一步”进入“图表向导-步骤3”。
  3.设置图表选项:在弹出的步骤3对话框中,可以简单设置如图4,单击“下一步”进入“图表向导-步骤4”。
  4.选择图表位置:在弹出的对话框中,需要选择生成图表放置的位置,此时单击“完成”按钮,把图表嵌在当前的工作表中,图5为完成的“语文”分数分布图表。
  具体的数据分析留给有兴趣的读者。

  下期将用一个货物销售的例子,说明总计(SUMIF)和分类汇总(SUBTOTAL)两个函数的用法。  

前面介绍过求和函数(SUM),它能对选取区域内的数据进行按行(或列)求和,但在实际应用中,经常需要进行有条件的数据汇总。本期介绍的总计函数(SUMIF),将为你解决这个问题;另外介绍的分类汇总函数(SUBTOTAL),可以很容易地计算分类汇总。这两个函数的作用都十分强大,利用它可以简化条件汇总和分类汇总。

  如图1的样表,是某百货公司下属的四个门市部,都销售同样的商品;假设其中的四个售货员,轮流在四个门市部工作,样表是他们在一段时间内的营业销售情况,(其中的“金额”可以用公式计算,方法是在F2中输入公式“=D2*E2”进行计算,然后按照前面讲述过的拖动进行复制的方法,即可求出各门市部各种商品的销售金额)。下面将举例说明用总计函数(SUMIF),分别按门市部、售货员、某一商品、某一范围进行有关的汇总;用分类汇总函数(SUBTOTAL),分别计算某门市部商品数量的平均值、某门市部的商品数量之和、某门市部货物类别的数目、某门市部最大销售量和最便宜的单价。

  一、对固定的单元格区域进行命名

  上期已介绍过对一定的单元格区域进行命名的方法,应该值得注意和学会运用,因为命名单元格区域对灵活运用函数是十分重要的,它将为运用函数带来极大的方便。这里先按上期介绍过的方法,利用菜单中的“插入/名称/定义”命令,在“定义名称”的对话框中,分别添加对如下区域的命名:把“A2~A17”命名为“门市部”,把“B2~B17”命名为“售货员”,把“C2~C17”命名为“类别”,下面的几项依次命名为“数量”、“单价”、“金额”。

  二、用总计函数(SUMIF)分别按门市部、售货员、商品类别、某一条件进行有关的汇总

  1. 按门市部进行汇总
  以“门市部3”进行金额的汇总为例:按我们都已熟悉的方法,首先选取存放数据的单元格,然后选取函数“SUMIF”,在弹出的“粘贴函数”对话框中,设置如图2,其中的“Range”为选取的区域,这个区域(前面已定义为“门市部”)是下面条件判断的依据、“Criteria”为计算条件,它将判断选取区域中哪些单元格(即“门市部3”)符合计算要求、“Sum_range”为求和区域,这个区域中的数值(“金额”)用于真正的求和。

  2. 按售货员进行汇总
  以“刘芳”的销售数量为例,与上述方法一样,只要在“粘贴函数”对话框图中,在“Range”项输入“售货员”,在“Criteria”项中输入“″刘芳″”,在“Sum_range”项中输入“数量”。

  3. 按商品类别进行汇总
  以“茶叶”的销售金额为例,只要在“粘贴函数”对话框图中,在“Range”项输入“类别”,在“Criteria”项中输入“″茶叶″”,在“Sum_range”项中输入“金额”。

  4.按一定条件进行汇总
  如计算除“矿泉水”之外的货款:在“粘贴函数”对话框图中,在“Range”项输入“类别”,在“Criteria”项中输入“″$#@60;$#@62;矿泉水″”、在“Sum_range”项中输入“金额”。

以上按不同的条件进行了“数量”或“金额”的汇总,如果双击存放“门市部3”金额的单元格,其中的计算公式为:“=SUMIF(门市部,″门市部3″,金额)”,如果需要计算其它门市部的汇总金额,只须把计算公式利用“复制”和“粘贴”命令,复制至相对应的单元格后,把“门市部3”修改为其它门市部即可汇总出其它门市部的金额了。 同样方法,可完成对各“售货员”的汇总、各类商品的汇总。图3是以上各项汇总数据的样表,剩余的各项(如各门市部、各种商品的销售数量)的汇总,大家不妨一试。不难看出,利用函数进行计算时,相对固定的单元格区域命名后,减少了频繁选取单元格区域的次数,给我们操作带来了极大的方便。
  三、分类汇总函数(SUBTOTAL)的应用

  分类汇总函数(SUBTOTAL)不仅仅是一个求和函数,还能够对给定区域内的数值进行其它计算(见图4),它的语法结构为:
  SUBTOTAL(function_num,ref1)
  其中的“function_num”是计算类型编号,为一个1到11的数字,它规定所要进行的计算类型,图4为计算类型编号及具体含义;“ref1”为进行汇总数据的单元格区域。

  应用举例如下:
  1. 计算“门市部2”的“数量”平均值
  选定函数后,弹出“粘贴函数”对话框中,在“Function_num”项中输入计算类型“1”,单击“Ref1”右侧的按钮,选取“门市部2”对应的“数量”单元格区域(D6~D9),如图5,按“确定”按钮完成。
  2. 计算“门市部4”中的数量之和
  与计算“门市部2”的“数量”平均值相似,计算类型(“Function_num”)为“9”,汇总单元格区域(“Ref1”)为“D14:D17”。
  3. 计算“门市部2”的商品“类别”数目
  与上例相似的操作,计算类型(“Function_num”)为“2”,汇总单元格区域为“C6:C9”。
  4. 计算最大的销售数量
  计算类型(“Function_num”)为“4”,汇总单元格区域(“Ref1”)为“D2:D17”。
  5. 计算 “门市部2”中的最便宜的单价
  计算类型(“Function_num”)为“5”,汇总单元格区域(“Ref1”)为“E6:E9”。
  分类汇总函数的应用是十分灵活的,这是它与使用菜单中“数据/分类汇总”命令的最大差别,如果应用菜单中的分类汇总命令,往往是对于有标题的某个区域而进行的分类汇总,这样的应用有时缺乏必要的灵活性,不利于实际中的灵活运用,所以应该学会利用分类汇总函数进行分类汇总,这在我们的实际工作中是非常有用的。
  总结:对指定条件的区域进行汇总和分类汇总,这是我们在实际工作中经常遇到的,利用总计函数(SUMIF)和分类汇总函数(SUBTOTAL)一般就能够处理这些工作,而且具有比较强的灵活性。
  说明:本文转自电脑报电子版,未将实例图片加上,若有不明白的地方,请参照电脑报原文。

12、IF函数

  函数名称:IF

  主要功能:根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。

  使用格式:=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)

  参数说明:Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。

  应用举例:在C29单元格中输入公式:=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求"),确信以后,如果C26单元格中的数值大于或等于18,则C29单元格显示“符合要求”字样,反之显示“不符合要求”字样。

  特别提醒:本文中类似“在C29单元格中输入公式”中指定的单元格,读者在使用时,并不需要受其约束,此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格,具体请大家参考所附的实例文件。


本文地址:http://www.bhxzjzx.com/show.aspx?id=85&cid=34,转载请注明出处。

0 | | admin |
相关新闻